Wat is payrolling

Bij payroll besteedt een ondernemer de personeels- en salarisadministratie uit aan een payroll bedrijf. Het payroll bedrijf wordt dan juridisch werkgever. Dit houdt in dat de arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheid bij het payroll bedrijf ligt. Denk aan het opstellen van arbeidscontracten, verzekeringen, salarisuitbetaling, de doorbetaling van zieke medewerkers en re-integratie verplichtingen bij langdurige ziekte.

De ondernemer doet het feitelijk werkgeverschap: inroosteren, leiding en toezicht, salaris bepalen etc.  Het juridisch werkgeverschap wordt dus uitbesteed. Dat bespaart de ondernemer veel kopzorgen, administratief gedoe en tijd. Zo kan de ondernemer zich meer focussen op waar hij of zij goed in is. Ook de medewerker kan blij zijn omdat alle arbeidsvoorwaarden volgens de juiste cao en de meest recente wet- en regelgeving goed geregeld is.

Payroll constructie

De payroll constructie of beter gezegd overeenkomst is een samenwerking tussen de ondernemer, medewerker en payroll bedrijf. De ondernemer werft een nieuwe medewerker en meldt deze aan bij het payroll bedrijf.

Het payroll bedrijf stelt vervolgens de arbeidsovereenkomst op voor de medewerker.  Natuurlijk wordt dit vooraf afgestemd met de ondernemer. De cao of arbeidsvoorwaardenreglement van de ondernemer is hierbij leidend. De payroll medewerker heeft namelijk recht op exact dezelfde arbeidsvoorwaarden als de medewerkers die in dienst zijn van de ondernemer. Is er geen cao of arbeidsvoorwaardenreglement (AVR) van toepassing? Dan maakt het payroll bedrijf in samenwerking met de ondernemer zo’nAVR. De medewerker gaat aan de slag bij de ondernemer en het payroll bedrijf regelt alle arbeidsrechtelijke zaken zoals contract, loonstrook, salarisbetalingen, verzekering, salarisadministratie en afdrachten werkgeverslasten.

Kortom: een driehoeks-samenwerking tussen de ondernemer, de medewerker en het payroll bedrijf. Payrolling lijkt veel op uitzenden maar is sinds de invoering van de Wab minder flexibel. Door de wab is er een groot verschil tussen uitzenden en payrolling.

Payroll contract en uitleg

Alle afspraken over de samenwerking tussen de ondernemer en payroll bedrijf worden vastgelegd in een payroll contract. Na ondertekening van het payroll contract start de samenwerking. De ondernemer meldt vervolgens de medewerker aan bij het payroll bedrijf.

De medewerker ontvangt de arbeidsovereenkomst van het payroll bedrijf. De inhoud van de arbeidsovereenkomst is uiteraard bepaald in overleg met de ondernemer en juiste cao of arbeidsvoorwaardenreglement. Het payroll bedrijf is vervolgens de juridisch werkgever van de medewerker. Dit houdt in dat de medewerker onder contract staat bij het payroll bedrijf. Hij of zij gaat vervolgens aan de slag bij de ondernemer. De medewerker is dan officieel ‘exclusief ter beschikking gesteld’ aan de ondernemer.

De ondernemer neemt dan de feitelijk werkgeverschap op zich. In deze rol is de ondernemer verantwoordelijk voor het inroosteren, het geven van leiding en toezicht, het voeren functionerings- en beoordelingsgesprekken en het doorgeven van de gewerkte uren.

Het payroll bedrijf regelt de gehele juridische en administratieve achterkant van A tot Z.

Payroll salarisuitbetaling

De payroll medewerker wordt wekelijks of vierwekelijks uitbetaald. Dus om de 4 weken ontvangt hij of zij haar salaris. Bij een vierwekelijkse verloning ontvangt de medewerker 13x per jaar zijn of haar salaris. Bij een maandverloning ontvangt de medewerker 12 x zijn of haar salaris.  Het jaar heeft namelijk 13 periodes van 4 weken. Bij een maandverloning lopen enkele weken door in de andere maand, dit is administratief lastiger om te verwerken. De salarisuitbetaling is afhankelijk van de gewerkte uren die de ondernemer invoert in het HR en Backoffice Platform Paydia. Uiteraard bespreken we vooraf hoe de verloning exact geregeld moet worden.

Tip: spreek met jouw toekomstige medewerker voordat hij of zij aan de slag gaat een bruto uurloon af. Dus bijvoorbeeld bruto € 12,50 per uur. Reken dat bedrag door naar een weekloon, vervolgens een vierwekelijks loon en vermenigvuldig dat met 13 periodes (van 4 weken). Dan heb je het totale bruto jaarloon. Wil de medewerker een vergelijking maken met hoeveel hij of zij dan maandelijks zou verdienen? Dan deel je het jaarloon door 12 (maanden). En voilá!