Cruciale fouten

Cruciale fouten van ondernemers in flex: alleen focus op winst en omzet. Financiële experts zijn het erover eens: cashflow moet je los zien van jouw winst of verlies. En daarin maken sommige uitzendondernemers cruciale fouten. Ze vermoeden dat het ‘superlekker loopt’ met de onderneming omdat ze een hoge omzet hebben en winst maken – zelfs als er toch echt sprake is van een te lange periode van negatieve cashflow. Dat is een veelgemaakte fout waar ook Michael Dell, de oprichter van computergigant Dell, de mist mee inging.

Hij zegt hierover: “We were always focused on our profit… But cash flow was not a regularly discussed topic. It was as if we were driving along, watching only the speedometer, when in fact we were running out of gas.”

Richt je pijlen dus niet uitsluitend op winst en omzet, maar focus ook op cash en je cashflow. Want die heb je nodig om gezond verder te groeien.

Cashflow in de praktijk

Natuurlijk check je de gewerkte uren, de kosten, jouw marges en winst. Maar hoe moet je die zien in relatie tot de cashflow? In jip-en-jannektaal komt het op het volgende neer: omzet en winst groeien en worden positief op het moment waarop je de factuur stuurt.

Jouw cashflow wordt pas positief op het moment dat de factuur ook echt betaald ís. Bij snelgroeiende ondernemers schiet de omzet omhoog. Maar… veel omzet zit in de debiteuren – oftewel in de nog niet betaalde facturen. Kijk je uitsluitend naar omzet en winst? Dan krijg je een vertekend beeld.

Realiteit: problemen betalingsverplichtingen

Verlies de realiteit dus niet uit het oog. En vooral niet als je onderneming snel groeit. De kosten rijzen dan vaak de pan uit. Denk aan huur, marketing, de salarissen van je stafmedewerkers en uitzendkrachten en overige investeringen. Daar dienen dus voldoende betaalde facturen tegenover te staan. Zit je te lang in een negatieve cashflow, dan krijg je problemen met je betalingsverplichtingen zoals het betalen van je leveranciers en je personeel. Natuurlijk, dit kun je opvangen door leningen af te sluiten.

Maar duurt dat te lang, dan draait de bank of jouw financier de geldkraan dicht en heb je de poppen aan het dansen. Inderdaad: het moment waarop je auto zonder benzine staat. Bewaak je cashflow met je leven! Zorg dus dat je altijd voldoende geld in kas hebt.

“Never take your eyes off the cash flow because it’s the life blood of business”, Sir Richard Branson.

Cashflow een boost geven

Hierbij 6 supertips om je facturen sneller betaald te krijgen en je cashflow een boost te geven:

• Bij veel bedrijven verloopt de crediteurenadministratie nogal stroef. Oftewel: het betalen van facturen heeft bij veel bedrijven bepaald niet de hoogste prioriteit. Handig is dan om je debiteuren een week voordat de betalingstermijn verloopt een sympathieke herinnering te sturen. Pak bijvoorbeeld een week voor de betalingstermijn verloopt de telefoon en bel op. Zeg dat je even wilt informeren hoe het loopt en laat je directe telefoonnummer achter zodat de klant kan bellen voor het geval er iets is. Vertel vervolgens subtiel dat je zag dat de betalingsdeadline nadert en dat je de betaling over enkele dagen wel tegemoet ziet. Of giet deze boodschap in de vorm van een leuk kaartje. Kost je geen drol maar levert direct veel op! Vaak wordt zo’n kleine, sympathieke herinnering op prijs gesteld.
• Bouw een persoonlijke relatie op met de financiële administratie van jouw debiteuren. Ook dat zijn mensen. Praat met ze en help hen waar je mogelijkheden ziet.
• Verstuur je facturen zo snel mogelijk en let erop dat de factuur geen fouten bevat. Hanteer een strak geregeld betalingsherinneringenbeleid. Je kunt natuurlijk betalingsherinneringen sturen, maar bellen is sneller. Is de betalingstermijn verlopen? Ga dan bellen, bellen en nog eens bellen.
• Wil je dat je klanten eerder gaan betalen? Vraag er dan gewoon om. Ben je helemaal zeker van je business? Stel dan voor om vooraf te factureren.
• Stel een debiteurengoeroe(‘s) aan. Een sociaal persoon of meerdere die makkelijk praten en zich 100% bezighouden met het incasseren van de openstaande facturen. In veel gevallen verdient zo’n debiteurengoeroe zich snel terug.
• Vaak vergeten maar echt wel relevant: zet een specifieke vervaldatum in de factuur (bijvoorbeeld 30 juni), in plaats van standaard ‘betaling binnen 30 dagen’. Vaak moet iemand in een hogere functie de factuur goedkeuren en begint die 30 dagen-periode pas op het moment waarop de handtekening is gezet. Als er een specifieke vervaldatum op de factuur staat, gaat de financieel medewerker ervan uit dat de handtekening ook betekent dat betaling op de die datum moet plaatsvinden en wordt de rekening over het algemeen sneller betaald.

Debiteurenrisico’s vooraf in kaart brengen én tackelen

Credit-check
Om financiële debacles vooraf te ontlopen, adviseren we je om ervoor te zorgen dat je goed inzicht hebt in wie je klant nou daadwerkelijk is. Kortom: weet met wie je zaken gaat doen. Check de kredietwaardigheid van je nieuwe klant en pas, mocht dat nodig zijn, hier jouw betalingscondities op aan. Je kunt een credit-check uitvoeren via verschillende bedrijven.

Debiteuren/kredietverzekering
Heb je een grote klant waar veel van jouw uitzendkrachten aan de slag zijn? Dan kan een kredietverzekering interessant voor je zijn. Een debiteuren/kredietverzekering beschermt je tegen het risico dat die klant jouw factuur niet kan betalen door een faillissement.

Grip op je cashflow
Een simpele handeling die vaak wordt vergeten: houd grip op je cashflow door elke dag of minimaal elke week verslag te laten doen van je kaspositie. Vraag jouw financiële man of vrouw om een overzicht van alle uitgaande euro’s én alle binnengekomen gelden en houd dat tegen het licht van je kaspositie. Op die manier krijg je veel beter inzicht hoe het geld door het bedrijft vloeit en kun je snel ingrijpen wanneer het nodig is.