ET-regeling en Salarisadministratie

Salarisadministratie van buitenlandse flexwerkers mét ET is een speciale tak van sport. Om te beginnen heb je een professioneel verloningsoftwarepakket nodig waarmee je:

loonstroken kan draaien;
correct jouw medewerkers kan verlonen;
afdrachten kan regelen etc.

Kortom: een pakket waarbij de buitenlandse flexwerkers netjes het geld op de bankrekening gestort krijgt en jij facturen kan ‘draaien’ die je naar de inlener stuurt. Én waarbij je alle gegevens inzichtelijk hebt waarmee je ook de belastingen kan betalen. Lijkt dus simpel. Maar welke software moet je kiezen? Waar begin je? Er zijn er nogal wat. En wat zijn de kosten? Stap 1 is natuurlijk analyseren van wat je nou precies nodig hebt, wat je te verwachten omzet is, het aantal uitzendkrachten, buitenlandse flexwerkers en inleners. Heb je dat in kaart? Dan kan je verder.

Correcte arbeidsdocumenten

Naast de noodzakelijk software heb je goede arbeidsdocumenten nodig. Documenten waarbij de buitenlandse flexwerker de beschikking heeft over de juiste informatie over zijn of haar salaris, de arbeidsvoorwaarden en natuurlijk de arbeidsovereenkomst. Deze moet opgesteld zijn in zowel het Nederlands als in de taal van de buitenlandse flexwerkers. Kortom; wat je minimaal nodig hebt is een verloningspakket en je moet je arbeidsdocumenten op orde hebben.

Let op: tekst over o.a. ET – certificering en controle (SNCU) gaat verder onder dit contentblok

kennis > hot-topics > et-regeling > salarisadministratie

Certificering

Naast een goed verloningspakket en goede arbeidsdocument dien je als flexondernemer gecertificeerd te zijn. Het is (nog) niet verplicht maar wil je als serieuze partij opereren dan is NEN 4400-1 certificering vereist.

Ook een G-rekening is noodzakelijk. Die mag niet ontbreken. De G-rekening is een aparte rekening waarop inleners een gedeelte van de factuur betalen zodat zij gevrijwaard zijn van risico’s op het gebied van loonheffing en omzetbelasting. En vergeet niet de WKA-verklaring. Serieuze inleners doen vaak alleen zaken met flexondernemers die de beschikking hebben over deze certificaten. En terecht.

Controle

Als NEN 4400-1- gecertificeerde ondernemer in flex wordt je 2x per jaar gecontroleerd. Doe je het heel erg goed, dan gaat de controle naar 1x per jaar. Blijkt uit de controle dat je het slecht doet, dan loop je het risico dat het certificaat wordt ingetrokken.

Vaak krijg je dan ook bezoek van de Arbeidsinspectie en de Belastingdienst. Tevens kunnen inleners een melding krijgen dat je certificaat is ingetrokken en dan heb je nog het ‘Naming & Shaming’. Dus maak je er echt een potje van, dan wordt dat gepubliceerd op sites van de rijksoverheid. Daarnaast wordt de controle verhoogd naar 3x per jaar.

Arbeidsrecht & cao kennis

Met een goed verloningspakket, certificeringen en foutloos opgestelde arbeidsdocumenten ben je er nog niet. Om de salarisadministratie van de buitenlandse flexwerkers tot in de puntjes te verzorgen, heb je kennis nodig van het arbeidsrecht. Je moet weten hoe arbeidscontracten in elkaar zitten en exact weten wat er op de loonstrook dient te staan.

Daarnaast dien je gespecialiseerd te zijn in het cao-recht. De cao voor uitzendkrachten moet je kennen en hierbij moet je ook snappen dat de inlenersbeloning van groot belang is. Je dient alle cao’s van je inleners te kennen op specifieke punten en aanvullende bepalingen. Al deze punten kunnen per cao weer anders benoemd worden en anders berekend worden. Dat moet je weten en kunnen toepassen in het kader van gelijk werk, gelijk loon.

SNCU – Stichting Naleving CAO voor Uitzendkrachten

Je salarisadministratie fixen waarbij je dus exact de juiste cao’s, het cao-recht en inlenersbeloning toepast is geen ABC’tje. Je wordt regelmatig gecontroleerd. En terecht. Want we hebben het wel over mensen. Dus investeer in kennis van je backoffice, payroll of HR Consultants om een geoliede administratie te draaien. Denk je; nee, het is te ingewikkeld of het kost te veel tijd en effort, zoek dan naar een partij die je daarbij helpt.

Want als je de boel niet op orde hebt, dan kan de SNCU ongevraagd bij je binnenvallen. De SNCU houdt namelijk toezicht op naleving van de geldende cao’s en is bovendien het meldpunt voor wie vermoedt dat cao-regels niet goed worden nageleefd.

Salarisadministratie en ET kennis

Pas je de ET-regeling toe? Dan moet het kennisniveau van je HR Consultants, backoffice of administratiemedewerkers écht naar the next level. De ET-regeling is namelijk een complexe en lastige regeling omdat het zowel arbeidsrechtelijk als fiscaal is.

Vanuit arbeidsrechtelijk aspect dien je alle arbeidsdocumenten op orde te hebben om de ET-regeling te mogen toepassen. De procedure die aan de ‘achterkant’ zit moet foutloos zijn en fiscaal dient de regeling 100% correct uitgevoerd te worden. Daar gaat het vaak mis. Er wordt dan bijvoorbeeld meer dan 30% van het brutoloon uitgeruild. Je moet dus weten wat je mag uitruilen, wanneer je mag uitruilen en op wat voor wijze je het dient uit te ruilen.

Kennis is dus noodzakelijk wanneer je werkt met arbeidsmigranten en de ET-regeling. Je dient als ondernemer in flex dus veel tijd en geld te steken in de kennis van je medewerkers die de backoffice verzorgen en de ET-regeling toepassen.