Voorbereiding starten uitzendbureau

Een checklist downloaden over hoe je een uitzendbureau start is natuurlijk zo gedaan. Bijvoorbeeld deze van de NBBU: Onderneming starten in de flexbranche. Heel handig. Van de inschrijving bij de KvK tot aan het opstellen van de algemene voorwaarden. Kort en bonding. Heel nuttig dus.

Of deze van het platform van de Rabobank: Uitzendbureau starten, zo doe je dat met o.a. ook advies over dat je een website moet hebben en welke verzekeringen je moet nemen en de keuze van de rechtsvorm. Ook nuttig. Maar het blijft algemene informatie. Althans dat is wat wij van flexondernemers vaak horen.

De diepte in

Vandaar deze Flexpediaanse poging om flexondernemers écht te helpen. We duiken in het diepe en houden jou een spiegel voor. Niet leuk om te horen; maar 9 van de 10 mislukkingen ligt aan de flexondernemer zelf. We hebben er onderzoek naar gedaan. Hoe start je goed een uitzendbureau dat groei realiseert? Wat maakt een flexondernemer succesvol?  Verschillende uitzendondernemers hebben we ondervraagd. En wat blijkt. Naast de algemene punten die je inmiddels al weet van de vele checklijsten komt het aan op drie hoofdpunten; Kennis, Skills en Tools.

Kennis om een flexbureau te starten

Je moet weten waar je over praat. Je moet de basis kennen van de Uitzend Cao. Van fasesysteem tot inlenersbeloning. Doe dan ook eerst een opleiding en als het even kan; behaal het Seu-examen.

Zend je bijvoorbeeld uit in de bouw? Dan moet je weten wat het verschil is tussen een vakkracht en geen vakkracht. En dat UTA medewerkers andere salaristabellen hebben dan bouwplaats-medewerkers. Dat je ook de 20 atv-dagen reserveert of direct uitbetaalt op het bruto uurloon via een atv-opslag. En zo zijn er nog veel meer regels waar je weet van moet hebben.

Speciale kennis van de inlenersbeloning vereist

Je moet weten wat de inlenersbeloning is. Uitzendkrachten hebben namelijk volgens de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi) recht op gelijke beloningen. Dus dezelfde beloningen als de medewerkers in vaste dienst van de inlener. Dit wordt geregeld met de inlenersbeloning die je moet toepassen. Je moet dus weten uit welke elementen deze bestaat en hoe je dat toepast:

• Geldende periodeloon conform loonschaal
• Atv/adv
• Initiële loonsverhogingen
• Periodieke loonsverhogingen
• Toeslagen (onregelmatigheid, fysiek belastende omstandigheden, etc.)
• Kostenvergoedingen (PBM persoonlijke beschermingsmiddelen zoals werkkleding)
• Vergoeding van reisuren / reistijd
• Eénmalige uitkeringen
• Thuiswerkvergoeding
• Vaste eindejaarsuitkering (hoogte, tijdstip en voorwaarden zoals bij de opdrachtgever is bepaald)

Verder is van toepassing:

• Loonsverhogingen met terugwerkende kracht
• Inschaling behouden indien uitzendkracht binnen 12 maanden terug is bij dezelfde inlener of inlener met dezelfde cao.

Let op: Er verandert veel. Check hier de meest recente informatie over de inlenersbeloning.

Kennis kostprijs berekenen = noodzaak

Je moet weten hoe je de kostprijs berekend en dat je te maken hebt met:

• Looncomponenten: Bruto uurloon | Reserveringen vakantiedagen, feestdagen en kort verzuim/bijzonder verlof | ATV conform inlenersbeloning | Vakantiegeld.
• Werkgeverscomponenten conform Cao: Pensioenpremie | Premie sociaal fonds | Scholing | Kosten leegloop/verzuim.
• Werkgeverslasten:  Sectorpremie | WW premie | WAO/WIA premie | WGA vast en flex gedifferentieerde premie | ZW premie | ZVW.

Alles bij elkaar opgeteld rolt daar een basis omrekenfactor uit exclusief recruitment fee. Bekijk hier welke factor Flexpedia hanteert en hoe deze is opgebouwd.

Kennis marge en tarief inlener berekenen

Kostprijs bekend? Dan dien je jouw marge en tarief van de inlener te berekenen. Hoe doe je dat moet je weten. Bijvoorbeeld: Je wilt een marge per uur van 25% behalen. Wat wordt dan het tarief dat je hanteert voor de inlener? De berekening is dan als volgt:

Functie: medewerker hovenier (vakvolwassen)
Loonschaal 1
Start periodiek: 0
Leeftijd: 22

Bruto uurloon april 2024: € 13,69

Omrekenfactor 2024: Fase A met basis pensioen:  1.7510

Bruto uurloon x omrekenfactor

———————————————— x 100 %

75

Kostprijs: € 13,69 x 1.7510 = € 23,97
Marge: 25%
Tarief inlener: Kostprijs: € 13,69 x 1.7510 = € 23,97 : 75 = 0,3196 x 100% = € 31,96
25% marge: € 31,96 – € 23,97 = € 7,99 per gewerkt uur

Let op: Er gelden andere kostprijsfactoren voor overwerkuren conform inlenersbeloningen. Maak van tevoren met je klant goede afspraken over het wel of niet doorfactureren van de overwerkpercentages en toeslagen. Want dit heeft natuurlijk invloed op jouw kostprijs en marge.

Tip: Veel flexbureaus kiezen ervoor om de kostprijs, marge en het tarief voor de inlener per sector én per functie te bepalen.

Heb jij onvoldoende kennis van hoe het werkt in de uitzendbranche? Start dan eerst met een gedegen cursus of opleiding. Bekijk hier het cursusoverzicht om het Seu examen te behalen van o.a. Armslag – Flexbranche opleidingen, ARTRA Arbeidsmarkttrainingen en Flextrainingen & opleidingen.

Let op; tekst gaat verder onder dit contentblok

Skills om een flexbureau te starten

Naast de broodnodige kennis dien je als flexondernemer te beschikken over een aantal skills om succesvol te starten met je uitzendbureau. Zoals eerder vermeld; 9 van de 10 mislukkingen ligt aan de ondernemer zelf.  We hebben het onderzocht. We hebben input gevraagd van allerlei uitzendbureaus die zijn gestart en het aan de lijfe hebben ervaren. Met alle stuipen die daarmee gepaard gingen. Hun adviezen over welke skills je moet beschikken om als ambitieuze flexondernemer succesvol te starten en te groeien.

Bereidheid tot hard werken

Beetje open deur misschien, maar toch. Als je niet gedreven bent, geen gas wilt geven en niet ook tussen 5 en 9 uur s’avonds wilt werken, stop er dan maar meteen mee.

Doorzettingsvermogen, juist ook bij tegenslagen

Gooi jij het bijltje erbij neer als het even tegenzit? Niet handig, want op dat soort momenten – en tegenslagen ga je tegenkomen, vroeg of laat – onderscheidt de succesvolle ondernemer zich van de minder succesvolle.

Focus

Nog zo’n belangrijke eigenschap: focus, oftewel geconcentreerd en gedisciplineerd blijven vasthouden aan je visie. Wim Davidse, flexstrateeg van Dzjeng, noemt focus en discipline in één adem als onmisbare skills. “Durf als flexondernemer te kiezen. Om dingen wel te doen, maar zeker ook om dingen niet te doen. En focus je vervolgens op dat wat je wel doet, goed te doen.”

Empathie en sociaal vermogen

Hard werken kan leiden tot stress en korte lontjes. En dat kan weer leiden tot flexondernemers die hun medewerkers en kandidaten (en opdrachtgevers) om het minste of geringste uitkafferen. Niet doen, want een flexondernemer die wil groeien, heeft gemotiveerde medewerkers en kandidaten nodig. En alles wat je aandacht geeft, groeit, dus is het van belang ze te stimuleren, inspireren en enthousiasmeren. Remco Valkman van NestrX heeft er een heldere mening over. “Soms denken mensen weleens dat het in de flexbranche snel geld verdienen is. Maar het tegendeel is waar. Je succes hangt af van de mate waarin je mensen aan je weet te binden. En dat kost tijd. Je moet enerzijds empathisch zijn, anderzijds zakelijk.”

Goed kunnen organiseren

Er zijn verder door de betrokkenen nog flink wat nuttige skills genoemd. Eerlijkheid bijvoorbeeld, dus geen gouden bergen beloven en  je afspraken gewoon nakomen. En moed hebben om te durven kiezen. Maar een eigenschap die er echt uitsprong, is goed kunnen organiseren. “De lastendruk voor een ondernemer in de flexbranche is namelijk gigantisch,” meent Valkman. “Administratief komt er enorm veel op je af en dat moet je heel goed regelen.” Ook nu geldt dat je dit zelf kunt doen of kunt uitbesteden. “Maar organiseren moet je het hoe dan ook, dus dat vermogen moet je als ondernemer wél hebben.”

Tools om een uitzendbureau te starten  

Ok. Het is duidelijk. Om als flexondernemer succesvol uit de startblokken te schieten heb je in eerste instantie kennis en skills nodig. Om echt goed te starten heb je ook nog de volgende tools nodig:

Software maar welke?

Een CRM, ATS, verloningssoftware, planningssoftware, huisvestingssoftware. Allerlei andere software voor frontoffice, midoffice en backoffice?  Waar moet je beginnen?  In welke software je zou moeten investeren, is afhankelijk van je situatie. Laat je daarover eventueel adviseren. Tino van den Tillart , directeur EU Match Personeelsdiensten, zweert zelfs nog bij good old Excel. “In mijn overtuiging heb je software alleen nodig als je zelf de verloning regelt. Heb je die uitbesteed, dan kun je – zeker als je wat kleiner bent – prima toe met Excel, dat houdt je scherp.”  Kortom wanneer je start is het handig om de backoffice uit te besteden en te starten met een klein CRM / ATS of begin zoals Van den Tillart gewoon met good old Excel.

Behaal het certificaat: SNA keurmerk

Het SNA-keurmerk is noodzakelijk wanneer je als professionele flexondernemer een uitzendbureau start. Het SNA-keurmerk is namelijk dé norm van de Stichting Normering Arbeid (SNA), NEN 4400-1 en NEN 4400-2. In dit keurmerk zijn financiële en administratieve criteria vastgelegd waaraan een bonafide uitzendbureau moet voldoen.

Het SNA-keurmerk staat open voor iedere onderneming die bedrijfsmatig arbeidskrachten ter beschikking stelt of werk aanneemt. De inspecties vinden plaats door inspectie-instellingen die zijn geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie en een overeenkomst met de Stichting Normering Arbeid hebben gesloten. Inspecties worden als regel tweemaal per jaar door de desbetreffende inspectie-instelling uitgevoerd.

Andere handige tools om mee te starten is een voorbeeld debiteurenkaart en een voorbeeld offerte sjabloon. We hebben compacte versies (Word document) voor je klaargezet die je direct kunt downloaden en openen [check jouw download map].