De noodzaak van cash! + onmisbare tips waarmee jij direct de cashflow verbetert

Aldert Faassen ABU, Business tip, Cash, Factoring, Flexpedianen, Payrolling, Uitzendbureau

De mega-order is binnengehaald. Onder luid gejuich ontkurk je de champagne, collega’s vallen elkaar in de armen en iedereen viert feest. Daarna blijven de opdrachten binnenstromen en elke klus wordt met veel enthousiasme opgestart. De omzet klotst tegen de plinten. Het kan niet op!

Maar nog geen jaar later is het plotseling game over! Failliet! #Wtf! Hoe heeft dit kunnen gebeuren? Je zult niet de eerste (en ook niet de laatste) snelgroeiende intermediair zijn die dit overkomt. In samenwerking met onze superhelden van Flexpedia Finance zetten we in jip-en-janneketaal de belangrijkste punten voor je op een rij om jou te helpen je uitzendonderneming ‘gezond’ te laten groeien.

Uit de Flexpedia-serie: Van start-up naar scale-up en verder…! Voor intermediairs die willen groeien

[deel 1: Cash! | 1978 woorden | leesduur: 6 min. ]

In deze blog

* No Cash? No business! Het belang van een positieve cashflow

* Cruciale fouten van intermediairs: teveel focus op winst en omzet

* Cashflow in de praktijk

* Debiteurenbeheer-skills: 6 supertips om je facturen sneller betaald te krijgen

* Praktijkvoorbeeld van een detacheerder

* Debiteurenrisico’s vooraf in kaart brengen en tackelen

* Aansluitende lees- en kennistips vanuit de Flexpedia Newsroom

 

No Cash? No business!
Het belang van een positieve cashflow

Een positieve cashflow, oftewel: genoeg geld in kas, is enorm belangrijk om succesvol te zijn én te groeien. Experts omschrijven cashflow als de geldstroom of kasstroom die door je onderneming vloeit. De cashflow geeft aan wat het verschil is tussen de inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode (een dag, een week, een maand of een jaar). Kortom: je cashflow is het aantal harde euro’s dat je in kas hebt. Noodzakelijk om je onderneming gezond te houden en te laten groeien. Voldoende cash dus! En laat dat nou net het punt zijn waarop veel ondernemers in de flexbranche ‘natgaan’.

 

Cruciale fouten van intermediairs:
teveel focus op winst en omzet

Financiële experts zijn het erover eens: cashflow moet je los zien van jouw winst of verlies. En daarin maken sommige uitzendondernemers cruciale fouten. Ze vermoeden dat het ‘superlekker loopt’ met de onderneming omdat ze een hoge omzet hebben en winst maken – zelfs als er toch echt sprake is van een te lange periode van negatieve cashflow. Dat is een veelgemaakte fout waarmee ook Michael Dell, de oprichter van computergigant Dell, de mist inging.

Hij zegt hierover: “We were always focused on our profit… But cash flow was not a regularly discussed topic. It was as if we were driving along, watching only the speedometer, when in fact we were running out of gas.”

Vrij vertaald:
“We waren continu gefocust op onze winst, het onderwerp cashflow werd nauwelijks besproken. Het was alsof we aan het autorijden waren en uitsluitend naar de snelheidsmeter keken. Terwijl het lampje van de benzinemeter al brandde.

Richt je pijlen dus niet uitsluitend op winst en omzet, maar focus ook op cash en je cashflow. Want die heb je nodig om gezond verder te groeien.

 

Cashflow in de praktijk

Natuurlijk check je de omzet, je kosten, je marges en winst. Maar hoe moet je die zien in relatie tot de cashflow? In jip-en-jannektaal komt het op het volgende neer: omzet en winst groeien en worden positief op het moment waarop je de factuur stuurt. Jouw cashflow wordt pas positief op het moment dat de factuur ook echt betaald ís.

Bij snelgroeiende intermediairs schiet de omzet omhoog. Maar… veel omzet zit in de debiteuren – oftewel in de nog niet betaalde facturen.

Kijk je uitsluitend naar omzet en winst? Dan krijg je een vertekend beeld. Zoals Michael Dell al zei: je tuft lekker met je auto over de snelweg, checkt regelmatig je snelheid maar je vergeet te kijken naar je benzinemeter. En iedereen weet wat er dan gebeurt: voordat je weet is de benzine op en sta je stil. Game over.

Verlies de realiteit dus niet uit het oog. En vooral niet als je onderneming snel groeit. De kosten rijzen dan vaak de pan uit. Denk aan huur, marketing, de salarissen van je stafmedewerkers en uitzendkrachten en overige investeringen. Daar dienen dus voldoende betaalde facturen tegenover te staan. Zit je te lang in een negatieve cashflow, dan krijg je problemen met je betalingsverplichtingen zoals bijvoorbeeld het betalen van je leveranciers en je personeel. Natuurlijk, dit kun je opvangen door leningen af te sluiten. Maar duurt dat te lang, dan draait de bank of jouw financier de geldkraan dicht en heb je de poppen aan het dansen. Inderdaad: het moment waarop je auto zonder benzine staat. Bewaak je cashflow met je leven! Zorg dus dat je altijd voldoende geld in kas hebt.

[quote]

‘Never take your eyes off the cash flow because it’s the life blood of business’
Sir Richard Branson

Debiteurenbeheer-skills:
6 supertips om je facturen sneller betaald te krijgen

6 praktische tips om je cashflow een boost te geven
Je hoeft geen economieprofessor te zijn om te bedenken dat véél te laat of helemaal niet betaalde facturen belangrijke oorzaken zijn van een negatieve cashflow. Om je facturen sneller betaald te krijgen en zo je cashflow direct een boost te geven, hebben we 6 tips voor je:

  1. Bij veel bedrijven verloopt de crediteurenadministratie nogal stroef. Oftewel: het betalen van facturen heeft bij veel bedrijven bepaald niet de hoogste prioriteit. Handig is dan om je debiteuren een week voordat de betalingstermijn verloopt een sympathieke herinnering te sturen. Pak bijvoorbeeld een week voor de betalingstermijn verloopt de telefoon en bel op. Zeg dat je even wilt informeren hoe het loopt en laat je directe telefoonnummer achter zodat de klant kan bellen voor het geval er iets is. Vertel vervolgens subtiel dat je zag dat de betalingsdeadline nadert en dat je de betaling over enkele dagen wel tegemoet ziet. Of giet deze boodschap in de vorm van een leuk kaartje. Kost je geen drol maar levert direct veel op! Vaak wordt zo’n kleine, sympathieke herinnering op prijs gesteld.
  2. Bouw een persoonlijke relatie op met de financiële administratie van jouw debiteuren. Ook dat zijn mensen. Praat met ze en help hen waar je mogelijkheden ziet.
  3. Verstuur je facturen zo snel mogelijk en let erop dat de factuur geen fouten bevat. Hanteer een strak geregeld betalingsherinneringenbeleid. Je kunt natuurlijk betalingsherinneringen sturen, maar een beller is sneller. Is de betalingstermijn verlopen? Ga dan bellen, bellen en nog eens bellen.
  4. Wil je dat je klanten eerder gaan betalen? Vraag er dan gewoon om. Ben je helemaal zeker van je business? Stel dan voor om vooraf te factureren. Zie het praktijkvoorbeeld aan het eind van deze blog.
  5. Stel een debiteurengoeroe Een sociaal persoon die makkelijk praat en zich 100% bezighoudt met het incasseren van de openstaande facturen. In veel gevallen verdient zo’n debiteurengoeroe zich snel terug.
  6. Vaak vergeten maar echt wel relevant: zet een specifieke vervaldatum in de factuur (bijvoorbeeld 30 juni), in plaats van standaard ‘betaling binnen 30 dagen’. Vaak moet iemand in een hogere functie de factuur goedkeuren en begint die 30 dagen-periode pas op het moment waarop de handtekening is gezet. Als er een specifieke vervaldatum op de factuur staat, gaat de financieel medewerker ervan uit dat de handtekening ook betekent dat betaling op de die datum moet plaatsvinden en wordt de rekening over het algemeen sneller betaald.

 

 

Praktijkvoorbeeld van een detacheerder

Sneller betaald krijgen door vooraf te factureren
“Een detacheerder factureerde de mensen die waren ingezet na afloop van de maand. Praktisch betekende dit dat de factuur op basis van de urenstaten pas de 15e van de daaropvolgende maand de deur uitging. De klanten waren grote bedrijven die vaak 60 dagen einde maand betaalden. In de praktijk betekende dit dat de uren van februari dus half maart werden gefactureerd en eind mei werden betaald. Dat moest anders.

Het detacheringsbureau trok de stoute schoenen aan en factureerde vooruit. De uren van februari werden gefactureerd op… 31 januari. Betaling volgde eind februari, ofwel een winst van twee maanden. Met een jaaromzet van € 7 miljoen is dat bijna € 1,2 miljoen aan extra cash. (Extra cash die de detacheerder weer kon gebruiken om te investeren om gezond verder te groeien, red.).

De klanten waren in eerste instantie niet blij, maar ze accepteerden het na enig gemor want ze waren zeer tevreden over het bedrijf. De gevreesde naverrekeningen op de voorschotten bleef nagenoeg uit. Een mooi voorbeeld van anders denken (en durven en doen).”
Bron: Scalling up: de Groeiformule – Verne Harnish
[zie ook aansluitende lees- en kennistips onderaan de blog]

 

Debiteurenrisico’s vooraf in kaart brengen én tackelen

  1. Credit-check
    Om financiële debacles vooraf te ontlopen, adviseren we je ervoor te zorgen dat je goed inzicht hebt in wie je klant nou daadwerkelijk is. Kortom: weet met wie je zaken gaat doen. Check de kredietwaardigheid van je nieuwe klant en pas, mocht dat nodig zijn, hier jouw betalingscondities op aan. Je kunt een credit-check uitvoeren via verschillende bedrijven. Meer informatie hierover? Check: kredietrapportaanvragen.nl
  2. Debiteuren/kredietverzekering
    Heb je een grote klant waar veel van jouw uitzendkrachten aan de slag zijn? Dan kan een kredietverzekering interessant voor je zijn. Een debiteuren/kredietverzekering beschermt je tegen het risico dat die klant jouw factuur niet kan betalen door een faillissement.
  3. Factoring
    Debiteurenrisico’s uitsluiten? Dan biedt factoring Met factoring verpand je jouw facturen aan een ander bedrijf. Binnen 24 uur bevoorschot dat andere bedrijf 90% van het factuurbedrag. Oftewel: binnen 24 uur staat 90% van het factuurbedrag op jouw bankrekening minus een factoring-fee van enkele procenten. De factoring-fee varieert van 2 tot 4%. Het resterende bedrag, die 10%, ontvang jij zodra de debiteur betaald heeft.

 

Factoring in de praktijk

Stel; je hebt een klant. Het factuurbedrag aan die klant is € 10.000,- inclusief btw. Deze factuur verpand je aan een factoringmaatschappij. Dat betekent dat je binnen 24 uur € 8.800,- op jouw bankrekening hebt staan.

Het rekensommetje:

90% van € 10.000,- = € 9.000,- minus 2% (= factoring-fee) van € 10.000 = € 200,-

Het bedrag dat binnen 24 uur op je rekening staat: € 9000,-  -/-  € 200,-  = € 8.800,- euro.

Het resterende bedrag ontvang jij zodra de debiteur betaald heeft. De factoring- maatschappij is de verantwoordelijke om het factuurbedrag te incasseren. Er zijn factoringmaatschappijen die eisen dat je al je debiteuren en al je facturen via hen verpandt, maar er zijn factoringmaatschappijen waarbij je zelf de debiteuren kiest die je wilt ‘factoren’, waardoor je flexibeler blijft.

Let op: de voorwaarden en kosten voor debiteuren/kredietverzekeringen en factoring verschillen sterk per aanbieder. Laat je dan ook goed informeren.  Schakel desnoods een onafhankelijke adviseur in om tot de beste keuze te komen. Meer over factoring? Check hier onze site!

 

Grip op je cashflow

Een simpele handeling die vaak wordt vergeten: houd grip op je cashflow door elke dag of minimaal elke week verslag te laten doen van je kaspositie. Vraag jouw financiële man of vrouw om een overzicht van alle uitgaande euro’s én alle binnengekomen gelden en houd dat tegen het licht van je kaspositie. Op die manier krijg je veel beter inzicht hoe het geld door het bedrijft vloeit en kun je snel ingrijpen wanneer het nodig is.

Dat was ‘m. We hopen dat je hiermee vooruit kunt. Succes & ‘hang loose.’

 

Enkele aansluitende lees- en kennistips voor intermediairs vanuit de Flexpedia Newsroom:

[Blog] Wat is de ET-regeling? Hoe werkt het? Speciaal voor intermediairs met arbeidsmigranten

[Dossier] ET-regeling Dossier– alles wat je moet weten over de ET-regeling

[Dossier] ATV dagen Dossier! Alles over ATV in de praktijk!

[Blog] Vier tips om de valkuilen van leeftijdsdiscriminatie in vacatures te voorkomen + gratis vacature-checklist

[Boekentip] Scaling up – De Groeiformule – Verne Harnish