Waarom zochten jullie een backoffice partner?

Frank: “In de opstart van Flexmakers zijn wij bewust gestart met een kleine backofficepartij. Daar hebben we een hele fijne samenwerking gehad, naarmate wij groeiden misten we een bepaalde professionaliteit; denk aan inzicht in cijfers en verzuimbegeleiding voor uitzendkrachten met de menselijke factor.”

Waarom hebben jullie destijds voor Flexpedia gekozen?

Mayke: “Wij zijn ons gaan oriënteren en kregen van twee andere uitzendbureaus, waar we mee samenwerken, positieve referenties over Flexpedia.”

Frank: “Het ging ons niet om wie de goedkoopste is, we zochten een partij die snapt wie wij zijn en wat wij belangrijk vinden.”

Hoe verloopt de samenwerking tot nu toe?

Mayke: “Die verloopt over het algemeen goed. Wat ik knap vind aan Flexpedia is dat ze, ondanks dat ze een redelijk grote backoffice-partij zijn, de mogelijkheid bieden om heel intensief betrokken te blijven. Om een voorbeeld te geven: wij vinden het heel belangrijk om nauw betrokken te zijn bij verzuimbegeleiding. Het zijn namelijk onze uitzendkrachten die ziek zijn. Flexpedia is juridisch gezien de werkgever, maar wij kennen de mensen. Daarom willen we daar graag in samenwerken.”

“Dat geldt ook voor financiën. Als er een klant is die niet op tijd betaalt, dan word ik vinnig. Het zijn toch onze klanten. Dus dan spreek ik met de afdeling finance van Flexpedia en ga ik die klant bellen”

Tot welke resultaten heeft de samenwerking met Flexpedia voor jullie geleid?

Frank: “Het heeft ons heel veel rust gebracht. De communicatie is duidelijk en er wordt regelmatig geëvalueerd. Het systeem en de manier van werken bieden ons veel overzicht en duidelijkheid.”

Mayke: “Daardoor kunnen wij ons focussen op onze core business en werken aan onze toekomstvisie.”

Kunnen jullie iets vertellen over de opstartfase bij Flexpedia?

Mayke: “Dat was echt alsof we in een warm bad stapten. Onze contactpersoon keek echt welke behoeften wij hadden, of bepaalde dingen nog een keer uitgelegd moesten worden en of ze ons verder nog ergens mee konden helpen. Ondanks dat ze een grote partij zijn, voelen wij ons als bedrijf echt gezien en gehoord. Dat is ook waar wij zelf voor staan.”

Frank: “We hebben in de beginfase afgesproken dat we elk kwartaal een meeting hebben, ook om elkaar goed te leren kennen. Je hebt gewoon een hele intensieve relatie. Dus als je elkaar wilt leren kennen, wilt horen wat goed gaat en wat niet, dan is het belangrijk om daarin te investeren.”

Hebben jullie wel eens knelpunten ervaren in de samenwerking met Flexpedia?

Mayke: “Het is wel een beetje wurmen als je wilt afwijken van de standaard. Want ook bij Flexpedia heb je meerdere mensen op een afdeling die zich allemaal aan bepaalde regels moeten houden. Dat snap ik ook wel. Dus als ik het net anders wil, dan kost dat soms best wat tijd en overtuigingskracht. Daarin mogen ze ons nog beter leren kennen. Dat als we iets willen, we heel vasthoudend zijn. Ze kunnen dus maar beter meteen gaan kijken naar een oplossing, hahaha. Vaak vinden we die ook wel hoor.”

Zijn er dingen die beter kunnen aan het softwarepakket, het backoffice platform Paydia?

Mayke: “Wat wij heel graag willen, is dat onze klanten een notificatie krijgen als er een urenbriefje goedgekeurd kan worden. Dat schijnt vrij ingewikkeld te zijn, maar is wel echt een wens van ons. Een andere wens die wij uitgesproken hebben, is om zelf inzicht te krijgen in verzuim. Dat is nu doorgevoerd, dus daar zijn wij heel erg blij mee.”

Frank: “Een andere beperking is dat je het account van een klant maar op één manier kunt inrichten. Bij grote klanten waar we 25 uitzendkrachten aan het werk hebben, is dat soms lastig. Het betekent namelijk dat de uitzendkracht een urenbriefje invult en de klant dat accordeert. Maar er zijn ook uitzendkrachten die moeite hebben om digitaal een urenbriefje in te vullen. Wij willen dus heel graag op persoonsniveau kunnen kiezen wie de uren registreert. Dat kan op dit moment niet. Maar wat ik mooi vind, is dat ze bij Flexpedia ondanks dit soort beperkingen altijd zoeken naar een passende oplossing voor iedereen.”

Hoe waarschijnlijk is het dat je Flexpedia aanbeveelt aan andere flexbureaus?

Mayke: “Zeer waarschijnlijk. Maar dan wel alleen aan flexbureaus die zich net als wij netjes aan de wet willen houden. Want Flexpedia is echt keurig als het gaat om het hanteren van de cao en wetgeving.”

Kunnen jullie Flexpedia tot slot in een paar steekwoorden samenvatten?

Mayke: “Betrouwbaar, snel, persoonlijk, eerlijk.”

Frank: “En de meeste medewerkers hebben een goede dosis humor.”