Een zeer belangrijke tak van jouw flexbureaus: de afdeling Finance. Bij Finance wordt er vooral geïnvesteerd in systemen als het gaat om professionaliseringstappen.
Door groei kan het op een gegeven moment noodzakelijk zijn om over te stappen op andere software, zoals in het geval van STONE. “Volgens mij was het in 2018 dat we van Unit4 naar AFAS zijn overgestapt. Van het ene naar het andere administratieve systeem dus, puur vanwege onze groei”, legt Caljé uit. “Ooit hadden we 10 miljoen euro omzet per jaar, nu is dat 40 miljoen euro. Dat illustreert onze groei, en AFAS past nu eenmaal bij een grotere organisatie. Het is een flinke investering geweest, dat wel, maar ook een noodzakelijke. AFAS biedt een mooi platform als basis voor het organiseren van de totale administratie. Het duurde overigens wel even voordat we het systeem hadden ingericht – zo moesten alle cao’s worden verwerkt – en alles onder de knie hadden, maar nu werkt het foutloos.”
STONE koos er overigens wel bewust voor om zijn ATS (Carerix) en de financiële software (AFAS) van elkaar gescheiden te houden. “Het lijkt voor de hand te liggen om dat in één systeem te integreren, maar die afhankelijkheid willen wij niet hebben in onze bedrijfsvoering. En met de nodige API’s en dashboards kun je de systemen heel goed met elkaar laten praten zonder het overzicht te verliezen.”
KTP Interflex schafte ooit al snel een softwarepakket aan en dat bevalt nog immer. “Dat voldoet gewoon goed. En verder helpt Flexpediaons een handje met het financiële deel van ons bedrijf.”
SOMA Works koos ervoor om de hele financiële administratie uit te besteden, inclusief de backoffice. “Dat duurde wel even,” erkent Vaessen, “tot aan 2020 deden we het allemaal nog best amateuristisch. Mutaties voerden we handmatig per kandidaat door, loonstroken verstuurden we ouderwets per post en met de jaarrekening was het niet veel beter gesteld. Vijf jaar nadat wij het bedrijf overnamen, besloten we de financiën uit te besteden aan een externe partij. Gevolg is dat alles nu veel sneller en beter gaat.”
Niemand ontkent het extreme belang van goed geregelde financiën. Alleen gaat iedereen er nét even anders mee om.
Valkmanheeft de financiën van NestrX in de eerste jaren zelf gedaan, juist vanwege dat belang. “Ik wil continu kunnen sturen op cijfers, kostprijzen kunnen berekenen, de controle kunnen behouden over het financiële reilen en zeilen van mijn bedrijf. Na vijf jaar heb ik daar vanwege onze groei iemand voor aangenomen, op controllersniveau. Die snapt het allemaal nog beter dan ik, denkt proactief mee, et cetera. En het is hetzelfde liedje: zo iemand aannemen kost geld, maar is ongekend belangrijk.”
De Rode Draad
De flexbureaus winden er geen doekjes om, Finance is een zeer belangrijke tak van hun organisatie. Daarom investeren ze meestal veel, snel en goed in financiële systemen en mensen. In een aantal gevallen ook al vrijwel direct na oprichting.
